Datenschutzerklärung

Das Wichtigste in Kürze

• Napyon speichert deine Daten in Frankfurt am Main. Wir verkaufen keine Daten gegen Geld und zeigen in Napyon keine Werbung.
• Auf unserer Website und den Seiten bis zur Anmeldung und Zahlung messen wir nur mit deiner Einwilligung, welche unserer Anzeigen (Meta, und falls aktiv LinkedIn und Google) Menschen zu Napyon bringen. Ohne deine Zustimmung lädt dafür nichts. In der App mit deinen Inhalten gibt es keine Werbemessung. Deine Wahl änderst du jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ unten auf der Seite.
• Napyon AI, die in Napyon eingebaute KI, bekommt Inhalte nur, wenn du sie ausdrücklich nutzt. Technisch nutzen wir dafür Modelle von Anthropic. Was Napyon AI erzeugt oder ändert, kennzeichnen wir. Verbindest du selbst Claude oder ChatGPT (OpenAI) mit Napyon, sieht die KI nur die Inhalte, mit denen sie gerade für dich arbeitet.
• Gespräche, die du in der Kundenakte aufnimmst oder hochlädst, schreibt unser Dienstleister Soniox ab, Napyon AI wertet sie aus. Die Audiodatei löschen wir gleich danach, das Transkript bleibt in der Akte, bis du es löschst. Ob du aufnehmen darfst, richtet sich nach dem Recht am Ort aller Beteiligten; in der Regel brauchst du die Zustimmung aller.
• Du kannst deine Inhalte jederzeit exportieren und dein Konto selbst löschen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist:

Wimbex UG (haftungsbeschränkt)
Pulverturmstraße 8, 84028 Landshut, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Felix Wimberger
Amtsgericht Landshut, HRB 15568
Telefon: 0160 7255274
E-Mail: support@napyon.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns an die oben genannte Adresse.

2. Was Napyon ist und für wen diese Erklärung gilt

Napyon ist eine Web-App für Projekte und Alltag: Boards, Dokumente, Datenbanken, Listen, die Übersicht „Heute“ und die Kundenakte. Diese Erklärung gilt für die Website (Landingpage, Preise, Rechtstexte, Meldeformular), für die App unter derselben Adresse, für die installierbare App auf dem Home-Bildschirm, die Browser-Erweiterung „Web Clipper“, die Verbindung mit Claude und ChatGPT sowie für Kundenbereiche und Freigabelinks, die unsere Nutzer mit anderen teilen.

Nutzt du Napyon für dein Unternehmen und legst dort Daten anderer Personen ab (zum Beispiel deiner Kunden), bist du für diese Daten verantwortlich und wir verarbeiten sie in deinem Auftrag. Dafür gibt es unseren Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3. Besuch der Website und Server-Protokolle

Wenn du eine Seite von Napyon aufrufst, verarbeiten die Server technisch notwendige Daten: deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem (User Agent) sowie die Adresse der verweisenden Seite. Wir brauchen diese Daten, um die Seiten auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Aus der IP-Adresse leitet unser Hoster Vercel das Land ab, aus dem du Napyon aufrufst; Napyon nutzt es nur, um Preise in der passenden Währung zu zeigen (Euro in der EU, im EWR, in der Schweiz und in Großbritannien, sonst US-Dollar), und speichert es nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vercel löscht die Protokolle der Server-Funktionen nach einem Tag, Supabase die Protokolle von Datenbank und Schnittstellen nach sieben Tagen.

Verletzt eine Seite die Sicherheitsregeln des Browsers (Content Security Policy), meldet der Browser das an uns. Gespeichert werden dabei nur die verletzte Regel, die blockierte Quelle und die Adresse ohne Kennungen und Parameter, keine IP-Adresse und keine Angaben zum Browser. Wir halten höchstens die letzten 1.000 Meldungen vor.

Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen, zum Beispiel bei Registrierung, Warteliste, Kündigung, Meldungen, Anmeldung und beim Aufruf von Kundenbereichen und Freigabelinks. Dabei speichern wir die IP-Adresse oder E-Mail-Adresse nicht im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Hashwert, der nach spätestens sieben Tagen gelöscht wird.

4. Konto und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (nur als sicherer Hashwert), deinen Anzeigenamen, deine Einstellungen (Sprache, Zeitzone, Erinnerungen, Benachrichtigungen) und, wenn du sie einrichtest, die Daten deiner Zwei-Faktor-Anmeldung. Zu deinen Sitzungen speichern wir das Gerät bzw. den Browser, die IP-Adresse und den Zeitpunkt, damit du unter Einstellungen › Konto siehst, wo du angemeldet bist, und dich überall abmelden kannst. Bei der Registrierung, auch über eine Einladung in einen Workspace oder zu einer Seite, speichern wir außerdem den Zeitpunkt, zu dem du den AGB zugestimmt hast, die Fassungen der AGB und dieser Datenschutzerklärung, die wir dir dabei angezeigt haben, und die Sprache der Registrierung.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ohne diese Daten können wir dir kein Konto anbieten.

5. Deine Inhalte

Alles, was du in Napyon anlegst, verarbeiten wir, um es dir und den Personen, mit denen du teilst, anzuzeigen und zu speichern: Seiten, Karten, Texte, Aufgaben, Kommentare, Erwähnungen, Datenbanken, Kundenakten und hochgeladene Dateien samt Dateinamen. Dateien liegen in einem privaten Speicher und sind nur über zeitlich begrenzte, signierte Links erreichbar. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Zu jeder Seite speichert Napyon frühere Fassungen im Versionsverlauf. Sie werden nach 90 Tagen gelöscht. Gelöschte Seiten landen im Papierkorb und bleiben dort, bis du sie wiederherstellst oder endgültig löschst.

Für die Zusammenarbeit verarbeiten wir die E-Mail-Adressen und Rollen von Personen, die du einlädst (Mitglieder eines Workspaces oder Gäste auf einzelnen Seiten), sowie Freigabelinks. Links und Einladungen speichern wir nur als Hashwert; ein Passwort für einen Link nur als sicherer Hashwert. Wer gleichzeitig auf einer Seite ist, sehen die anderen Personen dieser Seite (Echtzeit). Benachrichtigungen enthalten einen kurzen Ausschnitt, gelesene Benachrichtigungen löschen wir nach 90 Tagen.

Exportierst du einen ganzen Workspace als Backup, ersetzt Napyon die Namen und E-Mail-Adressen anderer Personen durch zufällige Kürzel.

Kundenbereich, Freigabelinks und Freigaben

Du kannst Inhalte ohne Anmeldung teilen: über einen Freigabelink zu einer Seite, einen Kundenbereich für deine Kundin bzw. deinen Kunden oder einen Link zur Freigabe einer Lieferung. Öffnet jemand einen solchen Link, zeigt Napyon nur die Inhalte, die du freigegeben hast, und speichert den Zeitpunkt des letzten Aufrufs, Freigaben und Änderungswünsche mit der Nachricht und dem Namen, die die Person angibt, sowie Dateien, die sie in deinem Auftrag hochlädt. Für diese Inhalte und Freigaben bist du verantwortlich; wir verarbeiten sie in deinem Auftrag (AV-Vertrag). Für die Sicherheit dieser Seiten (Server-Protokolle nach Abschnitt 3 und das Zählen von Aufrufen zum Schutz vor dem Durchprobieren von Links) sind wir selbst verantwortlich; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Links speichern wir nur als Hashwert, du kannst sie jederzeit widerrufen, und Suchmaschinen nehmen sie nicht auf.

6. E-Mails

Wir schicken dir E-Mails, die zum Betrieb von Napyon gehören: Bestätigung der Registrierung, Hinweis bei einer schon vorhandenen Adresse, Passwort zurücksetzen, Einladungen und Freigaben, Bestätigung einer Kündigung und der Löschung deines Kontos. Erinnerungen an Aufgaben bekommst du, wenn du eine Erinnerung setzt; die tägliche Übersicht und Benachrichtigungen per E-Mail nur, wenn du sie in den Einstellungen einschaltest. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Lädst du jemanden ein, schicken wir dieser Person in deinem Auftrag eine einmalige Einladung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse und das der einladenden Person an der Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Alle E-Mails versenden wir mit der Absenderadresse support@napyon.com über unseren Dienstleister Resend (siehe Abschnitt 15). Antwortest du auf eine E-Mail, landet deine Antwort in unserem Postfach (Abschnitt 7). Newsletter oder Werbe-E-Mails verschicken wir nicht.

7. Kontakt per E-Mail

Schreibst du uns eine E-Mail, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen, falls du ihn nennst, und den Inhalt deiner Nachricht, um dir zu antworten. Geht es um deinen Vertrag oder dein Konto, ist Rechtsgrundlage die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angabe ist freiwillig; ohne Adresse können wir dir aber nicht antworten. Wir löschen deine Nachricht, wenn die Anfrage erledigt ist, spätestens drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem sie erledigt wurde. Ist sie ein Geschäftsbrief, bewahren wir sie so lange auf, wie das Handels- und Steuerrecht es verlangt (sechs Jahre).

8. Tarife, Zahlung und Kündigung

Kaufst du einen bezahlten Tarif, läuft die Zahlung über Stripe. Wir übermitteln Stripe deine E-Mail-Adresse, deinen Anzeigenamen, deine Sprache, den Namen und die Kennung des Workspaces sowie Tarif, Abrechnungszeitraum und Währung, dazu den Zeitpunkt deiner Zustimmung zum sofortigen Beginn und die Fassung der AGB, der du zugestimmt hast. Rechnungsadresse, Zahlungsdaten und gegebenenfalls deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibst du direkt bei Stripe ein; Kartennummern oder Bankdaten sieht Napyon nie. Stripe erstellt Rechnungen und Belege. Bei Napyon speichern wir die Kennungen bei Stripe, Status, Zeitraum und Währung des Abos und die Zahl der Plätze. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unsere gesetzlichen Pflichten im Steuer- und Handelsrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für eigene Zwecke wie die Betrugsabwehr ist Stripe selbst verantwortlich; Näheres in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Kündigst du über Verträge hier kündigen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Workspace, gewünschten Zeitpunkt und den Eingang der Kündigung und schicken dir eine Bestätigung mit Datum und Uhrzeit. Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht, den Eingang zu bestätigen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB), und unser berechtigtes Interesse, die Kündigung später nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir bewahren diese Angaben drei Jahre ab dem Ende des Jahres auf, in dem die Kündigung eingegangen ist (regelmäßige Verjährung, §§ 195, 199 BGB).

9. Napyon AI, Claude und ChatGPT (KI-Funktionen und Verbindungen)

In den Tarifen Pro und Team und im kostenlosen Test kannst du Napyon AI nutzen, die in Napyon eingebaute KI. Napyon AI ist Teil unserer Leistung; technisch nutzen wir dafür Modelle von Anthropic. Napyon schickt nur dann Inhalte an Anthropic, wenn du Napyon AI ausdrücklich startest, und nur das, was für die Aufgabe nötig ist: zum Beispiel den markierten Text, die Karten eines Boards (höchstens 200 Karten), eine Kundenakte oder deinen Auftrag. @-Erwähnungen von Personen ersetzt Napyon dabei durch Kürzel wie „@Person1“ bzw. „@Mitglied“. Namen, die im Text selbst stehen, sowie Transkripte und Angaben in Kundenakten gehen so an Anthropic, wie sie in Napyon stehen, also auch mit Klarnamen. Dateien gehen nur mit ihrem Namen mit, Bilder gar nicht. Napyon selbst speichert zu jeder Anfrage nur Art, Modell, Umfang und Kosten, nicht den Inhalt.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags, weil du die Funktion anforderst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anthropic verarbeitet die Inhalte als unser Auftragsverarbeiter und verwendet sie nach seinen Vertragsbedingungen nicht zum Training von KI-Modellen. Anthropic löscht Eingaben und Ergebnisse in der Regel nach 30 Tagen; Inhalte, die Anthropic wegen eines Verdachts auf Verstöße gegen seine Nutzungsrichtlinien markiert, bis zu zwei Jahre später. Die Ergebnisse von Napyon AI erzeugt eine Maschine; prüfe sie, bevor du sie verwendest. Was Napyon AI erzeugt oder ändert, kennzeichnen wir: Karten und Textstellen tragen ein Merkmal und den Hinweis „mit Napyon AI erstellt“, das Merkmal steht auch im Export.

Verbindest du Napyon mit deinem eigenen Claude (Konnektor in claude.ai oder Claude Code) oder deinem eigenen ChatGPT (eigener Konnektor in ChatGPT), liest und schreibt die KI Inhalte in Napyon nur auf deine Anweisung und nur in dem Workspace, den du beim Verbinden wählst. Sie bekommt dabei nur die Inhalte, mit denen sie gerade für dich arbeitet, zum Beispiel ein Suchergebnis, eine Seite, die sie liest, oder deine Aufgaben für heute. Napyon schickt von sich aus nichts an Anthropic oder OpenAI. Was Claude bzw. ChatGPT dabei verarbeitet, geschieht in deinem eigenen Vertrag mit Anthropic bzw. mit OpenAI (OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland); ob OpenAI diese Inhalte etwa zum Training verwendet, richtet sich nach deinem ChatGPT-Tarif und deinen Einstellungen dort. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung durch Napyon ist die Erfüllung des Vertrags, weil du die Verbindung selbst anlegst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Napyon speichert zur Verbindung nur, welche App verbunden ist, seit wann und wann sie zuletzt zugegriffen hat; persönliche Zugangsschlüssel nur als Hashwert. Du kannst jede Verbindung unter Einstellungen › Verbindungen jederzeit trennen; danach kann die App sofort nichts mehr lesen oder ändern.

Gespräche in der Kundenakte

In der Kundenakte (Tarife Pro und Team) kannst du Gespräche aufnehmen, vor Ort über das Mikrofon deines Geräts oder bei einem Online-Meeting über den geteilten Meeting-Tab samt Mikrofon, oder Audio, Video und fertige Transkripte hochladen. Napyon nimmt nichts heimlich auf und tritt keinem Meeting bei: Vor jeder Aufnahme und jedem Upload bestätigst du, dass alle Beteiligten zugestimmt haben; Zeitpunkt und Person vermerken wir im Verlauf der Akte. Für die Inhalte der Gespräche bist du bzw. dein Unternehmen verantwortlich, Napyon verarbeitet sie in deinem Auftrag (AV-Vertrag).

Zwei Fragen sind dabei zu trennen. Erstens, ob du ein Gespräch überhaupt aufnehmen darfst: Das richtet sich nach dem Recht am Ort aller Beteiligten. In Deutschland ist das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Worts strafbar (§ 201 StGB), in mehreren US-Staaten wie Kalifornien müssen alle Beteiligten zustimmen; in der Regel brauchst du also die Zustimmung aller (siehe AGB). Zweitens die Rechtsgrundlage nach der DSGVO für die Daten deiner Gesprächspartner: Die legst du als Verantwortlicher fest (zum Beispiel einen Vertrag mit ihnen oder dein berechtigtes Interesse), und du informierst deine Gesprächspartner über die Verarbeitung. Eine Zustimmung zur Aufnahme ist nicht automatisch eine Einwilligung nach der DSGVO.

Während einer Aufnahme sichert dein Browser sie in kleinen Stücken auf deinem Gerät und lädt sie laufend in unseren privaten Speicher in Frankfurt am Main hoch, damit bei einem Verbindungsabbruch nichts verloren geht. Nach dem Gespräch fügt Napyon die Stücke zu einer Datei zusammen und lässt sie abschreiben: Die Audiodatei geht an Soniox, Inc., 1045 Helm Ln, Foster City, CA 94404, USA, das sie in seiner EU-Region transkribiert und nicht zum Training verwendet; das fertige Transkript holt Napyon ab und lässt es bei Soniox sofort löschen (sonst löscht Soniox nach spätestens 30 Tagen). Danach wertet Napyon AI das Transkript zusammen mit dem Kundenprofil aus und schlägt vor, was sich geändert hat; ins Profil kommt nur, was du übernimmst. Dafür gehen Transkript, Namen der Sprecher und das Kundenprofil an Anthropic (siehe oben). Die Audiodatei und ihre Stücke löschen wir unmittelbar nach der erfolgreichen Transkription, bei endgültig gescheiterter Verarbeitung nach sieben Tagen, abgebrochene Uploads nach einem Tag. Das Transkript bleibt in der Akte, bis du das Gespräch, den Kunden oder dein Konto löschst. Zu jedem Gespräch speichern wir außerdem Dauer, abgerechnete Minuten, Anbieter, Modell und Kosten, nicht den Inhalt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner eigenen Daten ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten der übrigen Gesprächsteilnehmer verarbeiten wir als dein Auftragsverarbeiter nach deiner Weisung auf der Rechtsgrundlage, die du festlegst.

10. Inhalte von anderen Seiten

Link-Vorschauen: Fügst du einen Link ein, ruft der Server von Napyon die verlinkte Seite ab (bei YouTube, Vimeo und Spotify deren Schnittstelle für Vorschauen), um Titel, Beschreibung und Vorschaubild zu lesen. Die verlinkte Seite sieht dabei die Adresse unseres Servers, nicht deine. Das Vorschaubild und das Symbol einer gewöhnlichen Webseite lädt dein Browser direkt von dieser Seite, ohne die Adresse deiner Napyon-Seite mitzuschicken (kein Referrer); dabei erhält der fremde Anbieter deine IP-Adresse. Dasselbe gilt für Titelbilder, die du über eine Adresse einbindest. Rechtsgrundlage ist unser und dein berechtigtes Interesse, einen eingefügten Link verständlich darzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); möchtest du das nicht, füge die Adresse als Text ein.

Eingebettete Videos, Musik und Karten: Für YouTube, Vimeo, Instagram, Spotify und Google Maps zeigt Napyon zuerst nur eine Vorschau. Ihr Vorschaubild und ihr Symbol lädt Napyon über den eigenen Server, der Anbieter sieht dabei unsere Server-Adresse, nicht deine. Dasselbe gilt für Vorschaubilder und Symbole von Links zu diesen Diensten. Erst wenn du auf „Abspielen“ klickst, lädt dein Browser den Player des Anbieters; dieser erhält dann deine IP-Adresse und kann eigene Cookies setzen. YouTube binden wir im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) ein, Vimeo mit „Do Not Track“. Verantwortlich für die Verarbeitung im Player ist der jeweilige Anbieter. Rechtsgrundlage ist dein Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG).

Hintergrund entfernen: Für das Freistellen von Bildern lädt dein Browser nach deiner ausdrücklichen Bestätigung einmalig ein Modell von Hugging Face (Hugging Face, Inc., USA). Hugging Face erhält dabei deine IP-Adresse; Cookies und Referrer werden nicht mitgeschickt. Deine Bilder verlassen dein Gerät dafür nicht. Das Modell bleibt im Speicher deines Browsers. Hugging Face ist nicht unser Auftragsverarbeiter, dein Browser ruft das Modell direkt ab. Rechtsgrundlage ist deine Bestätigung im Dialog (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Web Clipper: Die Browser-Erweiterung speichert die Adresse von Napyon, deinen Zugangsschlüssel und den Namen des Workspaces in deinem Browser und schickt, was du auswählst, an Napyon. Für Bilder lädt der Server von Napyon das Bild von der Ursprungsseite.

Import aus Milanote: Beim Import liest Napyon nur die Datei, die du hochlädst. Es werden keine Daten bei Milanote abgerufen.

11. Cookies, Speicher im Browser und Werbemessung

Notwendig: Diese Cookies und Einträge im Speicher des Browsers sind für den Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und immer an.

Marketing (nur mit deiner Einwilligung): Auf der Website (Startseite, Preise, Umzug, Rechtstexte, Meldeformular) und auf den Seiten bis zur Anmeldung und Zahlung (Anmelden, Registrieren, Passwort, Bestätigung, erste Schritte, Rückkehr nach dem Kauf) fragt dich ein Banner, ob wir messen dürfen, welche Anzeigen Menschen zu Napyon bringen. „Akzeptieren“ und „Ablehnen“ sind gleichwertig; unter „Einstellungen“ wählst du die Kategorien „Notwendig“ und „Marketing“ einzeln. Vor deiner Zustimmung lädt nichts zur Werbemessung und unser Server schickt nichts an die Anbieter. In der App mit deinen Inhalten (Boards, Dokumente, Kundenakte), in Kundenbereichen und auf Freigabelinks laden diese Dienste nie. Deine Wahl speichern wir mit Fassung und Zeitpunkt im Cookie napyon_consent; ändern oder widerrufen kannst du sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder dieser Seiten und in den Einstellungen der App. Ein Widerruf wirkt sofort: Es gehen keine weiteren Ereignisse raus und die Cookies der Anbieter werden gelöscht. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Mit deiner Einwilligung geschieht Folgendes:

• Meta Pixel und Conversions API (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland): Dein Browser lädt den Pixel von Meta. Er meldet den Aufruf einer Seite der Website und diese Ereignisse: Konto angelegt, Test beginnt (Adresse bestätigt) und erste Zahlung (mit Betrag und Währung). Dieselben Ereignisse schickt unser Server direkt an Meta (Conversions API), mit derselben Ereignis-ID, damit Meta jedes nur einmal zählt. Dabei erhält Meta deine IP-Adresse, Browser und Betriebssystem (User Agent), die Adresse der Seite, die Kennungen aus den Cookies _fbp und _fbc bzw. aus dem Link einer Anzeige (fbclid) sowie deine E-Mail-Adresse und eine Kennung deines Kontos nur als nicht umkehrbaren Hashwert (SHA-256). Meta gleicht diese Daten mit Konten bei Facebook und Instagram ab, um uns zu zeigen, welche Anzeigen wirken, und um Anzeigen auszuspielen. Automatisch erfasste Klicks und Seiteninhalte des Pixels haben wir ausgeschaltet. Für das Erheben und Übermitteln mit dem Pixel sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO, Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit von Meta, facebook.com/legal/controller_addendum); deine Rechte dazu kannst du bei uns oder bei Meta geltend machen. Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich (Datenschutzrichtlinie von Meta).
• LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland), nur wenn wir ihn eingeschaltet haben: misst Seitenaufrufe der Website und dieselben Ereignisse (Konto angelegt, Test beginnt, erste Zahlung) mit IP-Adresse, User Agent, Adresse der Seite und der Kennung aus dem Link einer Anzeige (li_fat_id) (Datenschutzrichtlinie von LinkedIn).
• Google Ads mit Consent Mode (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), nur wenn wir es eingeschaltet haben: misst dieselben Ereignisse als Conversions, mit IP-Adresse, User Agent, Adresse der Seite und der Kennung aus dem Link einer Anzeige (gclid). Google bekommt mit deiner Zustimmung die Erlaubnis für Werbe-Cookies, Nutzerdaten und personalisierte Werbung, nie für Analyse (Datenschutzerklärung von Google).
• Herkunft: Wir merken uns die Herkunft deiner ersten Landung (UTM-Parameter der Anzeige, Klick-Kennungen fbclid, li_fat_id und gclid, die verweisende Website ohne Pfad und die erste aufgerufene Seite ohne Parameter) 90 Tage im Cookie napyon_attr und speichern sie bei der Registrierung an deinem Konto, zusammen mit deiner Wahl (Fassung und Zeitpunkt). So sehen wir in einer Auswertung ohne Namen und Adressen, wie viele Anmeldungen, Tests und zahlende Kunden aus welcher Kampagne kommen. Für Ereignisse, die unser Server später schickt (Test beginnt, erste Zahlung), merken wir uns IP-Adresse, User Agent und die Cookies _fbp und _fbc höchstens sieben Tage. Lehnst du ab, speichern wir davon nichts, nur deine Wahl.

Im lokalen Speicher deines Browsers merkt sich Napyon Einstellungen der Oberfläche (zum Beispiel Design, aufgeklappte Seiten, zuletzt besuchte Seiten, Ausschnitt eines Boards, Stift beim Zeichnen) und zwischengespeicherte Links zu deinen Dateien. Beim Abmelden löscht Napyon diese Einträge. Die installierbare App speichert nur eine Offline-Seite und ein Symbol. Über das Teilen-Menü deines Handys geteilte Inhalte liegen bis zum Speichern im Browser, längstens einen Tag. Eine Aufnahme in der Kundenakte liegt bis zum vollständigen Upload im Speicher deines Browsers (IndexedDB) und wird dort gelöscht, sobald das Gespräch abgeschlossen ist.

12. Meldungen rechtswidriger Inhalte

Über unser Meldeformular kann jede Person Inhalte melden, die sie für rechtswidrig hält, auch ohne Konto und auch Verletzungen von Urheberrechten nach dem US-amerikanischen Digital Millennium Copyright Act (DMCA). Wir verarbeiten dabei die Adresse des gemeldeten Inhalts, die Begründung, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse, bei Urheberrechtsmeldungen außerdem die Beschreibung des geschützten Werks, deine Anschrift, Telefonnummer und deine Erklärungen samt Unterschrift (dein Name). Wir nutzen diese Angaben, um die Meldung zu prüfen, dir den Eingang und unsere Entscheidung mitzuteilen und gesperrte Inhalte nachvollziehbar zu begründen. Rechtsgrundlage ist unsere gesetzliche Pflicht nach Art. 16 und 17 der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, bei Urheberrechtsmeldungen nach dem DMCA unser berechtigtes Interesse, solche Meldungen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sperren wir einen Inhalt, teilen wir der betroffenen Person mit, welcher Inhalt warum gesperrt wurde. Deinen Namen und deine Kontaktdaten geben wir nur weiter, wenn du zustimmst oder das Gesetz es verlangt; bei Urheberrechtsmeldungen nach dem DMCA kann die betroffene Person eine Gegendarstellung einreichen, die wir an dich weiterleiten. Wir bewahren Meldungen und Entscheidungen drei Jahre ab dem Ende des Jahres auf, in dem wir die Meldung abgeschlossen haben.

13. Warteliste

Solange die Registrierung geschlossen ist, kannst du dich auf die Warteliste setzen. Wir speichern nur deine E-Mail-Adresse und das Datum, um dir zum Start Bescheid zu geben. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit per E-Mail an support@napyon.com widerrufen kannst. Wir löschen die Liste, sobald wir alle zum Start benachrichtigt haben. Legst du mit derselben Adresse ein Konto an und löschst es, verschwindet auch der Eintrag.

14. Speicherdauer und Löschung

• Konto und Inhalte: bis du sie löschst. Unter Einstellungen › Konto kannst du dein Konto selbst löschen. Dabei löschen wir alle Workspaces, in denen du die einzige Besitzerin bzw. der einzige Besitzer bist, mit allen Inhalten und Dateien. Was du in Workspaces anderer beigetragen hast, bleibt dort ohne deinen Namen erhalten („Ehemaliges Mitglied“).
• Nach dem Test bzw. Abo: Läuft für einen Workspace weder ein Abo noch der kostenlose Test, ist er schreibgeschützt und bleibt 12 Monate lesbar und exportierbar. Kaufst du in dieser Zeit keinen Tarif, löschen wir den Workspace mit allen Inhalten und Dateien; 30 und 7 Tage vorher schreiben wir dir eine E-Mail. Workspaces mit laufendem Abo, offener Rechnung oder Sonderfreigabe löschen wir so nie. Dein Konto bleibt bestehen. Damit jede Person nur einen Test bekommt, merken wir uns zu deinem Konto, dass du ihn genutzt hast (gelöscht mit dem Konto). Ein Protokoll dieser Schritte (Workspace-Kennung, Zeitpunkt, Art der Mail bzw. Löschung, ohne Namen und Adressen) bewahren wir als Nachweis drei Jahre ab dem Ende des Jahres des jeweiligen Schritts auf. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags und unser berechtigtes Interesse an einem nachvollziehbaren Ablauf (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
• Server-Protokolle: ein Tag (Vercel) bzw. sieben Tage (Supabase).
• Sicherungen: Unser Datenbank-Dienstleister erstellt täglich Sicherungen, die nach sieben Tagen überschrieben werden. Gelöschte Daten verschwinden spätestens dann auch aus den Sicherungen.
• Rechnungs- und Buchungsdaten: so lange, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (derzeit acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse).
• Kündigungen: drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Kündigung eingegangen ist.
• E-Mails an uns: bis die Anfrage erledigt ist, höchstens drei Jahre ab dem Ende des Jahres der Erledigung; Geschäftsbriefe sechs Jahre.
• Meldungen: drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem wir die Meldung abgeschlossen haben.
• Warteliste: bis zum Start (Abschnitt 13).
• Gespräche der Kundenakte: Audiodateien und Aufnahmen unmittelbar nach der Transkription (bei endgültig gescheiterter Verarbeitung nach sieben Tagen), Transkripte, bis du sie löschst.
• Werbemessung: deine Wahl zu Cookies und die Herkunft deiner ersten Landung, bis du dein Konto löschst; IP-Adresse, User Agent und die Kennungen _fbp und _fbc für spätere Ereignisse höchstens sieben Tage bzw. bis zum Senden der ersten Zahlung; das Protokoll der Ereignisse (Art, Zeitpunkt, Betrag, ohne Namen und Adressen), bis du dein Konto löschst. Was Meta, LinkedIn und Google erhalten haben, speichern sie nach ihren eigenen Regeln.
• Versionsverlauf: 90 Tage. Gelesene Benachrichtigungen: 90 Tage. Hashwerte zum Schutz vor Missbrauch: höchstens sieben Tage.

15. Empfänger und Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag und nach unserer Weisung (Art. 28 DSGVO); die übrigen Empfänger sind für ihre Verarbeitung selbst verantwortlich. Deine Inhalte liegen auf Servern in Frankfurt am Main. Einige Empfänger sitzen in den USA oder in Singapur oder greifen von dort auf Daten zu, etwa für Support und Wartung. Für diese Übermittlungen gilt entweder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, für die USA das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Unternehmen (Art. 45 DSGVO), oder die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln schicken wir dir auf Anfrage. Daneben erhalten Daten nur die Anbieter, die du selbst ansteuerst (Abschnitt 10, zum Beispiel ein eingebetteter Player nach deinem Klick), die KI-Dienste, die du selbst mit Napyon verbindest (Anthropic für dein eigenes Claude, OpenAI für dein eigenes ChatGPT, Abschnitt 9), und Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

16. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS, auch beim Versand von E-Mails). Die Datenbank ist im Ruhezustand verschlüsselt. Jede Tabelle ist so abgesichert, dass nur Mitglieder eines Workspaces dessen Inhalte sehen; Gäste, Freigabelinks und Kundenbereiche sehen nur die freigegebenen Inhalte. Passwörter müssen mindestens zehn Zeichen haben und werden gegen bekannte Datenlecks geprüft, eine Anmeldung mit zweitem Faktor ist möglich. Mehr dazu in den technischen und organisatorischen Maßnahmen in unserem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

17. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO; dafür gibt es den Export unter Einstellungen › Export und Backup). Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Schreib uns dafür an support@napyon.com. Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

18. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO). Auch Napyon AI entscheidet nichts für dich: Was Napyon AI vorschlägt, übernimmst du selbst. Meldungen rechtswidriger Inhalte prüft ein Mensch.

19. Für Nutzer in den USA

Do Not Track: Unsere Website wertet das Do-Not-Track-Signal des Browsers nicht aus, weil es dafür keinen verbindlichen Standard gibt. Du brauchst es auch nicht: Ohne deine Zustimmung im Banner findet keine Werbemessung statt, egal aus welchem Land du Napyon aufrufst. Ein Signal Global Privacy Control ändert daran nichts.

Erfassung durch Dritte: Andere Unternehmen können über unsere Website nur dann Daten über deine Aktivitäten erfassen, wenn du der Werbemessung zustimmst; welche Anbieter das sind und was sie erhalten, steht in Abschnitt 11. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten gegen Geld. Die Weitergabe an Meta (und falls eingeschaltet LinkedIn und Google) für die Werbemessung kann nach dem Recht mancher US-Bundesstaaten als „Teilen“ für Werbung gelten; sie geschieht nur mit deiner Zustimmung, und du kannst sie jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ beenden. In der App mit deinen Inhalten gibt es keine Werbemessung.

Änderungen: Wie wir über Änderungen dieser Erklärung informieren, steht in Abschnitt 20.

Kinder: Napyon richtet sich nicht an Kinder. Ein Konto dürfen nur Personen ab 18 Jahren anlegen. Erfahren wir, dass wir Daten eines Kindes unter 16 Jahren verarbeiten, löschen wir sie.

20. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Napyon oder die Rechtslage ändert. Jede Fassung hat eine Nummer und ein Datum; die aktuelle steht immer auf dieser Seite. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich vorher per E-Mail oder in Napyon.